La oficina moderna
TRAYECTORIA DEL PROFESIONAL ADMINISTRATIVO
El avance de la tecnología y el desarrollo de las telecomunicaciones han traído cambios drásticos en la oficina moderna. Tal impacto exige personas comprometidas con su profesión y con una actitud positiva hacia la integración de la tecnología en los procesos administrativos. Esta visión nueva del ambiente de la oficina requiere personal que demuestre competencias tecnológicas y se adapte en forma satisfactoria a los cambios producidos en la misma.
Tener conocimientos, destrezas de administración y estar especializado en la tecnología han hecho necesario acuñar un término que haga referencia al nuevo rol del profesional de la oficina, ya que la función secretarial se orienta actualmente hacia el apoyo gerencial. El nombre utilizado –profesión secretarial- se queda corto ante tanta preparación y conocimientos. Hoy se utilizan los nombres profesional administrativo, profesional ejecutivo, administrador de oficina, técnico de sistemas de oficina y profesional de oficina, entre otros que han surgido. Sin embargo, el término secretaria ejecutiva se podría seguir escuchando durante algún tiempo, ya que en la oficina tradicional era la posición que ocupaban personas que trabajaban directamente con la administración de oficinas.
La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP, por sus siglas en inglés) define al profesional administrativo como aquella persona que posee dominio de las destrezas de oficina, demuestra habilidad para asumir responsabilidad sin supervisión directa, ejerce iniciativa y juicio y toma de decisiones en el ámbito de autoridad asignado.
El equipo tecnológico disponible y el énfasis en la eficiencia y la productividad han provocado una nueva visión de la estructura organizacional de las empresas. En este nuevo enfoque se concibe la estructura organizacional en forma horizontal. En ésta hay menos niveles, en comparación con la estructura vertical del pasado. Por tanto, el rol de los profesionales administrativos ha cambiado y seguirá cambiando a medida que continúen asumiendo una mayor responsabilidad.
RETOS DE LA OFICINA MODERNA
El impacto de la tecnología en el mundo empresarial durante las últimas décadas ha sido tan marcado que ha transformado el ambiente de las oficinas, propiciando un desempeño más productivo y proveyendo, a la vez, más oportunidades para que el empleado pueda adquirir conocimientos en áreas relacionadas con la profesión. Como consecuencia, el profesional administrativo se enfrenta cada día a nuevos retos.
Algunos de estos retos son:
Dominio de los sistemas de información. Poseer dominio de las diferentes aplicaciones que se utilizan para procesar la información. En la oficina moderna los datos se generan mediante el uso de diferentes sistemas de información. El profesional de oficina debe tener conocimiento de todos los sistemas para utilizar el que mejor aplique al procesar información.
Dominio de Internet. Hacer búsquedas para trabajos de investigación, mantener actualizadas listas de clientes, mantener comunicación con visitantes virtuales, atender el buzón electrónico de la empresa y preparar portales y mantenerlos al día, son algunas de las tareas del profesional de la oficina moderna. Dominar las redes de comunicación telecommuting es una destreza que será de exigencia en el personal de la oficina moderna.
La exigencia de una mejor preparación académica formal. La mayoría de los empleos requieren una educación universitaria, ya sea de un grado asociado o un bachillerato.
Interacción con empleados de diferentes culturas. En la actualidad existe una mayor diversidad cultural. La internacionalización
de las empresas para poder competir en el mercado global requiere que el empleado pueda trabajar con personas de diferentes nacionalidades, idiomas, razas y culturas.
Interacción con empleados de experiencias diversas. Algunos empleados se ven en la necesidad de cambiar de empleo debido a la falta de seguridad o estabilidad en su puesto de trabajo. Las oportunidades de moverse, incluso, entre diferentes países y culturas los enriquece y les provee experiencias variadas. Las experiencias pueden ser breves, pero enriquecedoras. La oficina automatizada ofrece a personas de edad avanzada la oportunidad de trabajar por muchos años más de los que le brindaba la oficina tradicional. Ésto hace posible la interacción en el ambiente de trabajo de personas jóvenes, con poca o ninguna experiencia, con personas mayores demás experiencia.
Las empresas funcionan con menos empleados a tiempo completo (downsizing). La estructura organizativa es cada vez más horizontal porque se tiende a eliminar los ejecutivos de nivel intermedio. Este es un factor importante para el nuevo empleado al trazar su plan de ascenso en la trayectoria
profesional.
El enfoque actual es hacia la calidad total (TQ) o el continuo mejoramiento de la calidad (Continuous Quality Improvement-CQI) en los servicios
y los productos. El empleado debe entender los pormenores de los servicios que ofrece la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes
y brindarles un servicio de calidad, debe evaluar continuamente el servicio para implantar prácticas que lleven al mejoramiento del mismo y lograr
la satisfacción del cliente o visitante.
Horarios flexibles en la semana de trabajo. Una semana de cuatro días de trabajo, horarios extendidos y trabajo desde el hogar son modalidades que
ya existen.El horario flexible también conlleva compartir equipo y tareas.
Habilidad para trabajar en equipo. El profesional de oficina tiene que educarse para formar parte de un equipo de trabajo en el cual se esfuerce por
lograr las metas y objetivos de la empresa, aportanto sus conocimientos y habilidades. Este equipo de trabajo en muchas ocasiones está a la distancia,
debido a la modalidad del teletrabajador o el trabajador virtual.
Alto rendimiento. Es sinómino de productividad. En el trabajo que se realiza siempre deben estar juntas la cantidad y la calidad. Un personal capacitado
que utiliza equipo tecnológicamente avanzado, en un ambiente de buenas relaciones interpersonales, debe producir un alto rendimiento en la oficina, esto es, debe garantizar la productividad.
Trabajar sin supervisión directa. Existe la oportunidad para trabajar fuera del ambiente tradicional de oficina, ya sea desde el hogar, a tiempo parcial en una empresa o trabajar en un negocio propio, convirtiéndose en su propio supervisor. Esta modalidad requiere el cumplimiento de horarios rotativos, en los cuales se espera del empleado compromiso y calidad, sin que sea necesario tener una supervisión directa.
Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de trabajo y en las tareas asignadas e iniciativa para crear nuevas estrategias en la realización de las tareas. Las empresas constantemente planifican y reorganizan las tareas para lograr un mejor rendimiento de los recursos humanos, del equipo y del espacio. Los empleados deben adaptarse a nuevos procedimientos con rapidez e incorporarlos a las tareas diarias.
Facilidad para readiestramiento. La rapidez en el cambio de equipo hace necesario que el empleado esté en un proceso de continuo adiestramiento.
Algunas veces, esto se hace en forma planificada y en otras por iniciativa propia.
Buena comunicación. La comunicación oral y escrita siempre será un requisito indispensable para todo profesional de oficina. Con el uso del correo
electrónico y de otros equipos “multimedia”, se requiere que el personal pueda redactar y crear documentos con rapidez y corrección.
Buena organización y administración efectiva del tiempo. Debido al ritmo acelerado del trabajo en la oficina moderna, se requieren buenas destrezas
para manejar eficientemente el tiempo y organizar las tareas. Para ayudarte a enfrentar este reto, hay varios programas para computadora dedicados
a la organización del trabajo.
Conocimientos en disciplinas relacionadas.Conocer dos o más idiomas es necesario para todo profesional de oficina. Además, de conocer aspectos
de su área, el profesional de oficina debe interesarse por conocer otras disciplinas que le enriquezcan como ser humano y que amplíen sus fronteras
para poder desempeñar diferentes posiciones, en diferentes lugares geográficos.
Calidad en las relaciones humanas. La tecnología no debe menoscabar el aspecto personal en la toma de decisiones en el trabajo diario de la oficina. Mantener relaciones interpersonales cordiales, demostrar calor humano, cooperación y capacidad para trabajar en equipo, son actitudes necesarias en la oficina moderna.
Concepto de la oficina virtual. El número de empleados que ofrece sus servicios a empresas grandes va en aumento cada día. Estos profesionales
dejan sus empleos para convertirse “en sus propios jefes”. Trabajan en forma independiente, ya sea desde una localización remota o desde su hogar.
Entre las diversidades de la oficina virtual están:
Empleos a distancia (teletrabajador – “teleworker”). Trabajar para una empresa, pero no estar físicamente en ella. Comparte la información con compañeros de trabajo utilizando la computadora para acceder a la internet o la intranet, celulares, máquinas de facsímil, impresoras y sistemas de mensajes de voz.
Autoempleo. Las pequeñas empresas siguen en aumento. Por tanto, un porcentaje alto de personal de la oficina del futuro será su propio jefe. Estos
empleados independientes pueden ofrecer sus servicios desde su empresa a otras más grandes o hacer contratos para realizar labores específicas
para empresas. La preparación en el área de administración y gerencia es muy necesaria para quien opta por el autoempleo.
POSICIONES EN LA OFICINA MODERNA
Cada día se generan más transacciones comerciales en los negocios y se hace mayor uso de los sistemas de comunicación. Los cambios en las tareas que se realizan, la tecnología y la proliferación de los sistemas de telecomunicaciones han generado nuevos nombres y posiciones en la oficina automatizada. La demanda de empleados de oficina crece en forma acelerada, lo que permite también la integración de profesionales de ambos sexos. También se observa la integración de profesionales que están ocupando posiciones gerenciales en muchas empresas. Entre éstas encontramos las siguientes posiciones:
Operador de texto o especialista
La oficina moderna incorpora el término operador de texto o especialista del procesamiento de la información. Las destrezas y habilidades necesarias para esta clase de posición son:
*Rapidez y exactitud para entrar información al crear documentos en la computadora.
*Rapidez y exactitud para hacer revisiones.
*Dominio de la aplicación para procesar texto.
*Dominio en aplicaciones de hoja de cálculo, gráficas, base de datos y otros programas.
*Técnicas eficientes de cotejo.
*Dominio de los símbolos para corrección de pruebas.
*Conocimiento de los estilos de documentos que se generan en una oficina.
*Habilidad para trabajar bajo presión. *Destrezas para establecer prioridades.
*Dominio de las técnicas de archivo electrónico.
Profesional Administrativo
Las tareas relacionadas con la administración de oficina, tales como atender al público, contestar el teléfono y archivar, entre otras, las realiza el personal que se conoce como profesional administrativo o profesional de oficina. Entre los conocimientos y habilidades de esta posición están:
*Manejo de diferentes aplicaciones para la computadora.
*Buena rganización y manejo de programas para la planificación del trabajo diario: (Ejemplo, Outlook).
*Planificación de reuniones utilizando un programa electrónico.
*Dominio de las destrezas para la búsqueda de internet.
*Manejo óptimo del tiempo.
*Trabajo bajo presión.
*Manejo eficiente del buzón electrónico.
*Redacción de diversos documentos.
*Dominio de dos idiomas o más.
*Destrezas en la preparación y mantenimiento de páginas de internet.
*Atención al buzón de la página electrónica de la empresa.
Corrector de pruebas
La creación de documentos sin errores es la meta de la oficina moderna. Un corrector de pruebas es una persona que se dedica a cotejar los trabajos que las demás personas preparan en la computadora. En esta posición se requiere conocimiento de la gramática y la ortografía en los idiomas español e inglés, conocimiento de los estilos y tipos de documentos, conocimiento de los símbolos de corrección de pruebas, y otras destrezas. El corrector de pruebas debe disfrutar la lectura y debe ser una persona muy discreta, ya que leerá mucha información confidencial.
Personal a cargo de los documentos (archivero)
Los archiveros deben conocer las reglas de archivo, saber manejar los archivos electrónicos y equipo para microfilmación directa del documento en pantalla. También deben poseer conocimiento sobre la retención y destrucción de información en papel y acerca del seguimiento a documentos prestados. Los documentos son la columna vertebral de la empresa, y el custodio de los mismos debe ser una persona responsable, leal y discreta.
Recepcionista
La persona que contesta el teléfono y recibe a los visitantes en una empresa se distingue por tener buena apariencia, buen tono de voz, cortesía y diplomacia. Es la primera persona que el visitante ve y la primera voz que escucha el que llama. El empleado recepcionista debe conocer programas para planificar el trabajo y mantener listas de clientes de la empresa, como por ejemplo Outlook.
Procesador de datos
Las tareas de esta posición consisten en preparar las estructuras que sean necesarias para las bases, y entrar los datos a las tablas previamente
diseñadas, ya sea con el teclado u otro dispositivo de entrada. Además, este operador realiza consultas y prepara informes y formularios relacionados con la información que se procesa. La persona que trabaje en esta posición necesita ser lógica, analítica, flexible, responsable y sistemática; además, le debe gustar la tarea de entrar texto al procesador usando el teclado.
Supervisor
En algunas oficinas automatizadas se observan de cambios en la posición de supervisor(a). La tendencia es a eliminar la supervisión tradicional y utilizar diferentes medios no convencionales para evaluar, adiestrar y capacitar al empleado. La misma computadora se convierte en supervisor indirecto del empleado.
Por otro lado, para el empleado virtual y el empleado que tiene su propio negocio (autoempleo) ser su propio supervisor es parte de sus funciones. En este caso la supervisión se mide en algunas circunstancias por la calidad de la tarea realizada y el cumplimiento con las fechas límites. Esta supervisión es indirecta, pero es muy necesaria para la estabilidad del negocio y la satisfacción personal y profesional.
El profesor administrativo puede convertirse en un supervisor al adquirir experiencia en diferentes áreas y más educación formal especializada. El supervisor debe tener conocimientos formales en supervisión, gerencia, adiestramiento y reclutamiento de personal y relaciones humanas. El supervisor tiene la oportunidad de ascender hacia puestos gerenciales y otros puestos administrativos en la empresa.
ÁREAS DE ESPECIALIZACION EN LA OFICINA AUTOMATIZADA
Podemos decir que la labor secretarial se especializa de acuerdo con el campo profesional donde se ofrezca el servicio. Algunas áreas de especialización son:
Médica
Las empresas que ofrecen servicios de salud van desde el consultorio privado de un médico hasta dispensarios médicos, clínicas, hospitales, centros de cuidados y servicios médicos en el hogar, entre otros. Tienen horarios rotativos y son una fuente de empleo adecuada para personas a quienes les guste trabajar con pacientes. Las tareas son variadas y en la actualidad existen programas para la computadora muy efectivos para realizar las tareas particulares de las empresas que se dedican a la salud. Entre las tareas que realiza el personal de oficina se encuentran: llenar formularios para cobros a planes médicos, preparar informes periódicos, facturar, llevar el calendario de citas, archivar los expedientes médicos, llevar récord (registro de pago de los pacientes, preparar requisiciones de materiales y transcribir dictado grabado para récords e historiales médicos.
Legal
En la actualidad es común entre abogados la práctica de compartir la oficina o bufete y los servicios del personal profesional, ya que las tareas en este campo se han facilitado grandemente con el uso de la computadora. En el bufete se usan documentos con contenido similar, en los cuales muchas veces lo que cambia es la información personal del cliente. Entre las tareas más comunes que realiza el profesional de la oficina legal están: creación de documentos actualizados a la necesidad del cliente, transcripción de dictado grabado, coordinación de citas, archivo y seguimiento
a tareas pendientes.
Educativas
Son aquellas que ofrecen servicios de enseñanza. Existen diferentes niveles tales como el preescolar, elemental, intermedio, superior, postsecundario y universitario. Aunque algunas instituciones educativas no ofrecen salarios tan atractivos como en otros campos, tienen incentivos como días feriados libres, recesos en épocas especiales como Navidad, Año Nuevo y Semana Santa. Estas empresas requieren del empleado que interaccione con padres, personas de la comunidad y estudiantes de diferentes edades. Las tareas más comunes que realiza el asistente administrativo son: tramitar correspondencia, archivar, preparar requisiciones , preparar informes periódicos, organizar reuniones y preparar arreglos de viaje.
Técnica
Los servicios del profesional de oficina también son necesarios en áreas tales como laboratorios de investigación, ingeniería, ecología, comunicaciones , ventas y servicio a equipos de oficina. Por lo regular son bien remunerados y ofrecen ventajas para el progreso profesional del empleado. Los empleos en este tipo de empresa requieren dedicación , flexibilidad en el horario y una continua preparación académica del personal. En muchas de estas empresas se producen documentos voluminosos en la computadora, integrando diferentes sistemas de información. Se preparan informes diarios, semanales, mensuales , propuestas, inventarios, así como requisiciones y facturas. Además, se realizan tareas de recepcionista y un sinnúmero de otras funciones en un trabajo variado.
Otros tipos de empresas
El turismo es un campo en crecimiento que ofrece oportunidades de empleo al personal de oficina en el mundo entero. Conocer varios idiomas es una ventaja para esta especialidad. Los medios de radio y televisión también son empresas florecientes con demanda por personal de oficina capacitado y con deseos de progresar. El Gobierno Federal ofrece oportunidades de empleo con buenos incentivos. Además, provee oportunidades al profesional de oficina que esté dispuesto a ofrecer sus servicios fuera del país.
El dominio del idioma inglés es un requisito indispensable en el Gobierno Federal. También sirve de mucha ayuda conocer otros idiomas. El aspirante debe tener habilidad para adaptarse a horarios flexibles y tener habilidad para trabajar bajo presión. Cualquier tipo de empresa en cualquier parte del mundo ofrece oportunidades de empleo para el profesional de oficina. No hay límite para que el personal capacitado pueda ofrecer sus servicios y recibir remuneración adecuada.
Resumen
Las nuevas posiciones en la oficina automatizada son: operador de texto o especialista, asistente administrativo, supervisor, corrector de pruebas , archivista, recepcionista y procesador de datos. La oficina automatizada requiere de personal altamente capacitado en el dominio de tecnologías y equipos cada vez más sofisticados. Las nuevas destrezas del mundo empresarial requieren, además del conocimiento y destrezas en manejo de equipo, trabajo en grupo, control y manejo del tiempo, solución de problemas y habilidad para trabajar bajo presión, entre otras.
Las modalidades del mundo empresarial enfocan hacia la calidad total en los servicios y productos, flexibilidad en los horarios de trabajo y un alto
sentido de calidad humana. Existen áreas de especialidad en el mundo empresarial, a saber: médica, legal, educativa y técnica. El Gobierno Federal, el turismo y los medios publicitarios son otras especialidades en el campo secretarial.
El avance de la tecnología y el desarrollo de las telecomunicaciones han traído cambios drásticos en la oficina moderna. Tal impacto exige personas comprometidas con su profesión y con una actitud positiva hacia la integración de la tecnología en los procesos administrativos. Esta visión nueva del ambiente de la oficina requiere personal que demuestre competencias tecnológicas y se adapte en forma satisfactoria a los cambios producidos en la misma.
Tener conocimientos, destrezas de administración y estar especializado en la tecnología han hecho necesario acuñar un término que haga referencia al nuevo rol del profesional de la oficina, ya que la función secretarial se orienta actualmente hacia el apoyo gerencial. El nombre utilizado –profesión secretarial- se queda corto ante tanta preparación y conocimientos. Hoy se utilizan los nombres profesional administrativo, profesional ejecutivo, administrador de oficina, técnico de sistemas de oficina y profesional de oficina, entre otros que han surgido. Sin embargo, el término secretaria ejecutiva se podría seguir escuchando durante algún tiempo, ya que en la oficina tradicional era la posición que ocupaban personas que trabajaban directamente con la administración de oficinas.
La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP, por sus siglas en inglés) define al profesional administrativo como aquella persona que posee dominio de las destrezas de oficina, demuestra habilidad para asumir responsabilidad sin supervisión directa, ejerce iniciativa y juicio y toma de decisiones en el ámbito de autoridad asignado.
El equipo tecnológico disponible y el énfasis en la eficiencia y la productividad han provocado una nueva visión de la estructura organizacional de las empresas. En este nuevo enfoque se concibe la estructura organizacional en forma horizontal. En ésta hay menos niveles, en comparación con la estructura vertical del pasado. Por tanto, el rol de los profesionales administrativos ha cambiado y seguirá cambiando a medida que continúen asumiendo una mayor responsabilidad.
RETOS DE LA OFICINA MODERNA
El impacto de la tecnología en el mundo empresarial durante las últimas décadas ha sido tan marcado que ha transformado el ambiente de las oficinas, propiciando un desempeño más productivo y proveyendo, a la vez, más oportunidades para que el empleado pueda adquirir conocimientos en áreas relacionadas con la profesión. Como consecuencia, el profesional administrativo se enfrenta cada día a nuevos retos.
Algunos de estos retos son:
Dominio de los sistemas de información. Poseer dominio de las diferentes aplicaciones que se utilizan para procesar la información. En la oficina moderna los datos se generan mediante el uso de diferentes sistemas de información. El profesional de oficina debe tener conocimiento de todos los sistemas para utilizar el que mejor aplique al procesar información.
Dominio de Internet. Hacer búsquedas para trabajos de investigación, mantener actualizadas listas de clientes, mantener comunicación con visitantes virtuales, atender el buzón electrónico de la empresa y preparar portales y mantenerlos al día, son algunas de las tareas del profesional de la oficina moderna. Dominar las redes de comunicación telecommuting es una destreza que será de exigencia en el personal de la oficina moderna.
La exigencia de una mejor preparación académica formal. La mayoría de los empleos requieren una educación universitaria, ya sea de un grado asociado o un bachillerato.
Interacción con empleados de diferentes culturas. En la actualidad existe una mayor diversidad cultural. La internacionalización
de las empresas para poder competir en el mercado global requiere que el empleado pueda trabajar con personas de diferentes nacionalidades, idiomas, razas y culturas.
Interacción con empleados de experiencias diversas. Algunos empleados se ven en la necesidad de cambiar de empleo debido a la falta de seguridad o estabilidad en su puesto de trabajo. Las oportunidades de moverse, incluso, entre diferentes países y culturas los enriquece y les provee experiencias variadas. Las experiencias pueden ser breves, pero enriquecedoras. La oficina automatizada ofrece a personas de edad avanzada la oportunidad de trabajar por muchos años más de los que le brindaba la oficina tradicional. Ésto hace posible la interacción en el ambiente de trabajo de personas jóvenes, con poca o ninguna experiencia, con personas mayores demás experiencia.
Las empresas funcionan con menos empleados a tiempo completo (downsizing). La estructura organizativa es cada vez más horizontal porque se tiende a eliminar los ejecutivos de nivel intermedio. Este es un factor importante para el nuevo empleado al trazar su plan de ascenso en la trayectoria
profesional.
El enfoque actual es hacia la calidad total (TQ) o el continuo mejoramiento de la calidad (Continuous Quality Improvement-CQI) en los servicios
y los productos. El empleado debe entender los pormenores de los servicios que ofrece la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes
y brindarles un servicio de calidad, debe evaluar continuamente el servicio para implantar prácticas que lleven al mejoramiento del mismo y lograr
la satisfacción del cliente o visitante.
Horarios flexibles en la semana de trabajo. Una semana de cuatro días de trabajo, horarios extendidos y trabajo desde el hogar son modalidades que
ya existen.El horario flexible también conlleva compartir equipo y tareas.
Habilidad para trabajar en equipo. El profesional de oficina tiene que educarse para formar parte de un equipo de trabajo en el cual se esfuerce por
lograr las metas y objetivos de la empresa, aportanto sus conocimientos y habilidades. Este equipo de trabajo en muchas ocasiones está a la distancia,
debido a la modalidad del teletrabajador o el trabajador virtual.
Alto rendimiento. Es sinómino de productividad. En el trabajo que se realiza siempre deben estar juntas la cantidad y la calidad. Un personal capacitado
que utiliza equipo tecnológicamente avanzado, en un ambiente de buenas relaciones interpersonales, debe producir un alto rendimiento en la oficina, esto es, debe garantizar la productividad.
Trabajar sin supervisión directa. Existe la oportunidad para trabajar fuera del ambiente tradicional de oficina, ya sea desde el hogar, a tiempo parcial en una empresa o trabajar en un negocio propio, convirtiéndose en su propio supervisor. Esta modalidad requiere el cumplimiento de horarios rotativos, en los cuales se espera del empleado compromiso y calidad, sin que sea necesario tener una supervisión directa.
Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de trabajo y en las tareas asignadas e iniciativa para crear nuevas estrategias en la realización de las tareas. Las empresas constantemente planifican y reorganizan las tareas para lograr un mejor rendimiento de los recursos humanos, del equipo y del espacio. Los empleados deben adaptarse a nuevos procedimientos con rapidez e incorporarlos a las tareas diarias.
Facilidad para readiestramiento. La rapidez en el cambio de equipo hace necesario que el empleado esté en un proceso de continuo adiestramiento.
Algunas veces, esto se hace en forma planificada y en otras por iniciativa propia.
Buena comunicación. La comunicación oral y escrita siempre será un requisito indispensable para todo profesional de oficina. Con el uso del correo
electrónico y de otros equipos “multimedia”, se requiere que el personal pueda redactar y crear documentos con rapidez y corrección.
Buena organización y administración efectiva del tiempo. Debido al ritmo acelerado del trabajo en la oficina moderna, se requieren buenas destrezas
para manejar eficientemente el tiempo y organizar las tareas. Para ayudarte a enfrentar este reto, hay varios programas para computadora dedicados
a la organización del trabajo.
Conocimientos en disciplinas relacionadas.Conocer dos o más idiomas es necesario para todo profesional de oficina. Además, de conocer aspectos
de su área, el profesional de oficina debe interesarse por conocer otras disciplinas que le enriquezcan como ser humano y que amplíen sus fronteras
para poder desempeñar diferentes posiciones, en diferentes lugares geográficos.
Calidad en las relaciones humanas. La tecnología no debe menoscabar el aspecto personal en la toma de decisiones en el trabajo diario de la oficina. Mantener relaciones interpersonales cordiales, demostrar calor humano, cooperación y capacidad para trabajar en equipo, son actitudes necesarias en la oficina moderna.
Concepto de la oficina virtual. El número de empleados que ofrece sus servicios a empresas grandes va en aumento cada día. Estos profesionales
dejan sus empleos para convertirse “en sus propios jefes”. Trabajan en forma independiente, ya sea desde una localización remota o desde su hogar.
Entre las diversidades de la oficina virtual están:
Empleos a distancia (teletrabajador – “teleworker”). Trabajar para una empresa, pero no estar físicamente en ella. Comparte la información con compañeros de trabajo utilizando la computadora para acceder a la internet o la intranet, celulares, máquinas de facsímil, impresoras y sistemas de mensajes de voz.
Autoempleo. Las pequeñas empresas siguen en aumento. Por tanto, un porcentaje alto de personal de la oficina del futuro será su propio jefe. Estos
empleados independientes pueden ofrecer sus servicios desde su empresa a otras más grandes o hacer contratos para realizar labores específicas
para empresas. La preparación en el área de administración y gerencia es muy necesaria para quien opta por el autoempleo.
POSICIONES EN LA OFICINA MODERNA
Cada día se generan más transacciones comerciales en los negocios y se hace mayor uso de los sistemas de comunicación. Los cambios en las tareas que se realizan, la tecnología y la proliferación de los sistemas de telecomunicaciones han generado nuevos nombres y posiciones en la oficina automatizada. La demanda de empleados de oficina crece en forma acelerada, lo que permite también la integración de profesionales de ambos sexos. También se observa la integración de profesionales que están ocupando posiciones gerenciales en muchas empresas. Entre éstas encontramos las siguientes posiciones:
Operador de texto o especialista
La oficina moderna incorpora el término operador de texto o especialista del procesamiento de la información. Las destrezas y habilidades necesarias para esta clase de posición son:
*Rapidez y exactitud para entrar información al crear documentos en la computadora.
*Rapidez y exactitud para hacer revisiones.
*Dominio de la aplicación para procesar texto.
*Dominio en aplicaciones de hoja de cálculo, gráficas, base de datos y otros programas.
*Técnicas eficientes de cotejo.
*Dominio de los símbolos para corrección de pruebas.
*Conocimiento de los estilos de documentos que se generan en una oficina.
*Habilidad para trabajar bajo presión. *Destrezas para establecer prioridades.
*Dominio de las técnicas de archivo electrónico.
Profesional Administrativo
Las tareas relacionadas con la administración de oficina, tales como atender al público, contestar el teléfono y archivar, entre otras, las realiza el personal que se conoce como profesional administrativo o profesional de oficina. Entre los conocimientos y habilidades de esta posición están:
*Manejo de diferentes aplicaciones para la computadora.
*Buena rganización y manejo de programas para la planificación del trabajo diario: (Ejemplo, Outlook).
*Planificación de reuniones utilizando un programa electrónico.
*Dominio de las destrezas para la búsqueda de internet.
*Manejo óptimo del tiempo.
*Trabajo bajo presión.
*Manejo eficiente del buzón electrónico.
*Redacción de diversos documentos.
*Dominio de dos idiomas o más.
*Destrezas en la preparación y mantenimiento de páginas de internet.
*Atención al buzón de la página electrónica de la empresa.
Corrector de pruebas
La creación de documentos sin errores es la meta de la oficina moderna. Un corrector de pruebas es una persona que se dedica a cotejar los trabajos que las demás personas preparan en la computadora. En esta posición se requiere conocimiento de la gramática y la ortografía en los idiomas español e inglés, conocimiento de los estilos y tipos de documentos, conocimiento de los símbolos de corrección de pruebas, y otras destrezas. El corrector de pruebas debe disfrutar la lectura y debe ser una persona muy discreta, ya que leerá mucha información confidencial.
Personal a cargo de los documentos (archivero)
Los archiveros deben conocer las reglas de archivo, saber manejar los archivos electrónicos y equipo para microfilmación directa del documento en pantalla. También deben poseer conocimiento sobre la retención y destrucción de información en papel y acerca del seguimiento a documentos prestados. Los documentos son la columna vertebral de la empresa, y el custodio de los mismos debe ser una persona responsable, leal y discreta.
Recepcionista
La persona que contesta el teléfono y recibe a los visitantes en una empresa se distingue por tener buena apariencia, buen tono de voz, cortesía y diplomacia. Es la primera persona que el visitante ve y la primera voz que escucha el que llama. El empleado recepcionista debe conocer programas para planificar el trabajo y mantener listas de clientes de la empresa, como por ejemplo Outlook.
Procesador de datos
Las tareas de esta posición consisten en preparar las estructuras que sean necesarias para las bases, y entrar los datos a las tablas previamente
diseñadas, ya sea con el teclado u otro dispositivo de entrada. Además, este operador realiza consultas y prepara informes y formularios relacionados con la información que se procesa. La persona que trabaje en esta posición necesita ser lógica, analítica, flexible, responsable y sistemática; además, le debe gustar la tarea de entrar texto al procesador usando el teclado.
Supervisor
En algunas oficinas automatizadas se observan de cambios en la posición de supervisor(a). La tendencia es a eliminar la supervisión tradicional y utilizar diferentes medios no convencionales para evaluar, adiestrar y capacitar al empleado. La misma computadora se convierte en supervisor indirecto del empleado.
Por otro lado, para el empleado virtual y el empleado que tiene su propio negocio (autoempleo) ser su propio supervisor es parte de sus funciones. En este caso la supervisión se mide en algunas circunstancias por la calidad de la tarea realizada y el cumplimiento con las fechas límites. Esta supervisión es indirecta, pero es muy necesaria para la estabilidad del negocio y la satisfacción personal y profesional.
El profesor administrativo puede convertirse en un supervisor al adquirir experiencia en diferentes áreas y más educación formal especializada. El supervisor debe tener conocimientos formales en supervisión, gerencia, adiestramiento y reclutamiento de personal y relaciones humanas. El supervisor tiene la oportunidad de ascender hacia puestos gerenciales y otros puestos administrativos en la empresa.
ÁREAS DE ESPECIALIZACION EN LA OFICINA AUTOMATIZADA
Podemos decir que la labor secretarial se especializa de acuerdo con el campo profesional donde se ofrezca el servicio. Algunas áreas de especialización son:
Médica
Las empresas que ofrecen servicios de salud van desde el consultorio privado de un médico hasta dispensarios médicos, clínicas, hospitales, centros de cuidados y servicios médicos en el hogar, entre otros. Tienen horarios rotativos y son una fuente de empleo adecuada para personas a quienes les guste trabajar con pacientes. Las tareas son variadas y en la actualidad existen programas para la computadora muy efectivos para realizar las tareas particulares de las empresas que se dedican a la salud. Entre las tareas que realiza el personal de oficina se encuentran: llenar formularios para cobros a planes médicos, preparar informes periódicos, facturar, llevar el calendario de citas, archivar los expedientes médicos, llevar récord (registro de pago de los pacientes, preparar requisiciones de materiales y transcribir dictado grabado para récords e historiales médicos.
Legal
En la actualidad es común entre abogados la práctica de compartir la oficina o bufete y los servicios del personal profesional, ya que las tareas en este campo se han facilitado grandemente con el uso de la computadora. En el bufete se usan documentos con contenido similar, en los cuales muchas veces lo que cambia es la información personal del cliente. Entre las tareas más comunes que realiza el profesional de la oficina legal están: creación de documentos actualizados a la necesidad del cliente, transcripción de dictado grabado, coordinación de citas, archivo y seguimiento
a tareas pendientes.
Educativas
Son aquellas que ofrecen servicios de enseñanza. Existen diferentes niveles tales como el preescolar, elemental, intermedio, superior, postsecundario y universitario. Aunque algunas instituciones educativas no ofrecen salarios tan atractivos como en otros campos, tienen incentivos como días feriados libres, recesos en épocas especiales como Navidad, Año Nuevo y Semana Santa. Estas empresas requieren del empleado que interaccione con padres, personas de la comunidad y estudiantes de diferentes edades. Las tareas más comunes que realiza el asistente administrativo son: tramitar correspondencia, archivar, preparar requisiciones , preparar informes periódicos, organizar reuniones y preparar arreglos de viaje.
Técnica
Los servicios del profesional de oficina también son necesarios en áreas tales como laboratorios de investigación, ingeniería, ecología, comunicaciones , ventas y servicio a equipos de oficina. Por lo regular son bien remunerados y ofrecen ventajas para el progreso profesional del empleado. Los empleos en este tipo de empresa requieren dedicación , flexibilidad en el horario y una continua preparación académica del personal. En muchas de estas empresas se producen documentos voluminosos en la computadora, integrando diferentes sistemas de información. Se preparan informes diarios, semanales, mensuales , propuestas, inventarios, así como requisiciones y facturas. Además, se realizan tareas de recepcionista y un sinnúmero de otras funciones en un trabajo variado.
Otros tipos de empresas
El turismo es un campo en crecimiento que ofrece oportunidades de empleo al personal de oficina en el mundo entero. Conocer varios idiomas es una ventaja para esta especialidad. Los medios de radio y televisión también son empresas florecientes con demanda por personal de oficina capacitado y con deseos de progresar. El Gobierno Federal ofrece oportunidades de empleo con buenos incentivos. Además, provee oportunidades al profesional de oficina que esté dispuesto a ofrecer sus servicios fuera del país.
El dominio del idioma inglés es un requisito indispensable en el Gobierno Federal. También sirve de mucha ayuda conocer otros idiomas. El aspirante debe tener habilidad para adaptarse a horarios flexibles y tener habilidad para trabajar bajo presión. Cualquier tipo de empresa en cualquier parte del mundo ofrece oportunidades de empleo para el profesional de oficina. No hay límite para que el personal capacitado pueda ofrecer sus servicios y recibir remuneración adecuada.
Resumen
Las nuevas posiciones en la oficina automatizada son: operador de texto o especialista, asistente administrativo, supervisor, corrector de pruebas , archivista, recepcionista y procesador de datos. La oficina automatizada requiere de personal altamente capacitado en el dominio de tecnologías y equipos cada vez más sofisticados. Las nuevas destrezas del mundo empresarial requieren, además del conocimiento y destrezas en manejo de equipo, trabajo en grupo, control y manejo del tiempo, solución de problemas y habilidad para trabajar bajo presión, entre otras.
Las modalidades del mundo empresarial enfocan hacia la calidad total en los servicios y productos, flexibilidad en los horarios de trabajo y un alto
sentido de calidad humana. Existen áreas de especialidad en el mundo empresarial, a saber: médica, legal, educativa y técnica. El Gobierno Federal, el turismo y los medios publicitarios son otras especialidades en el campo secretarial.